Η δομή και λειτουργία του Ε.Σ.Δ.Π. και της ΜΟ.ΔΙ.Π. περιγράφονται παρακάτω στο:
α) Εγχειρίδιο του Ε.Σ.Δ.Π. και
β) στον Εσωτερικό Κανονισμό Λειτουργίας της ΜΟ.ΔΙ.Π.
2α) Το εγχειρίδιο του Ε.Σ.Δ.Π.
Στο Ε.Σ.Δ.Π. περιλαμβάνονται απαιτήσεις, τις οποίες εκπληρώνει το Ίδρυμα, προκειμένου να λάβει σχετική πιστοποίηση. Το Εγχειρίδιο Ποιότητας αποτελεί επίσημο έγγραφο του Ε.Σ.Δ.Π. και χρησιμοποιείται ως οδηγός για την εφαρμογή του. Το Εγχειρίδιο Ποιότητας του Ε.Σ.Δ.Π. συντάσσεται από τη ΜΟ.ΔΙ.Π.-Α.Π.Θ. και εγκρίνεται από τη Σύγκλητο του Ιδρύματος. Στο Εγχειρίδιο Ποιότητας περιέχονται οι γενικές απαιτήσεις, η δομή και η οργάνωση του Ε.Σ.Δ.Π.- Α.Π.Θ., η Πολιτική Ποιότητας του Ιδρύματος, η δέσμευση της Διοίκησης και η οργανωτική δομή της ΜΟ.ΔΙ.Π. Επίσης, αποτυπώνονται και αναλύονται οι διεργασίες και οι διαδικασίες του συστήματος, με απεικόνιση της ροής των διαδικασιών, και παρατίθενται πρότυπα εντύπων για την τεκμηρίωση. Η δομή του Ε.Σ.Δ.Π. περιλαμβάνει διεργασίες και διαδικασίες, οι οποίες συνδέονται και αλληλεπιδρούν μεταξύ τους, ώστε να παράγονται τα επιμέρους και τα συνολικά αποτελέσματα της λειτουργίας του Συστήματος.
1. Οι διεργασίες είναι οι οργανικές ενότητες του Συστήματος, οι οποίες αντιστοιχούν στις απαιτήσεις του προτύπου. Οι διεργασίες λαμβάνουν υπόψη στοιχεία, που καλούνται δεδομένα εισόδου και είναι αναγκαία για τη λειτουργία της διεργασίας. Τα αποτελέσματα της διεργασίας καλούνται δεδομένα εξόδου.
2. Η διαδικασία είναι ο τρόπος με τον οποίο υλοποιείται η διεργασία. Η διαδικασία έχει έναρξη, στάδια και λήξη. Οι διαδικασίες περιλαμβάνουν στάδια ή βήματα, τα οποία πρέπει να ακολουθηθούν, ώστε να επέλθει το επιδιωκόμενο αποτέλεσμα της διεργασίας.
3. Η τεκμηρίωση κάθε διεργασίας υλοποιείται από τα αναγκαία έγγραφα και αρχεία σε ηλεκτρονική ή/και έντυπη μορφή, ώστε να καθίσταται δυνατή η παρακολούθηση και επαλήθευση της τήρησης των προβλεπόμενων διαδικασιών.
4. Αξιολόγηση της διεργασίας: Η κάθε διεργασία αξιολογείται εσωτερικά, τόσο ως προς την ίδια τη λειτουργικότητά της, όσο και ως προς την αποτελεσματικότητά της (αν, δηλαδή, καταλήγει σε επαρκή αποτελέσματα που δικαιολογούν την ύπαρξή της). Για την αξιολόγηση της αποτελεσματικότητας χρησιμοποιούνται δείκτες, οι οποίοι θα προσδιορίζονται στο πλαίσιο του Εγχειριδίου Ποιότητας του Ε.Σ.Δ.Π. του Ιδρύματος.
5. Οι διεργασίες, διαδικασίες και η τεκμηρίωση του Συστήματος αποτυπώνονται και περιγράφονται αναλυτικά στο Εγχειρίδιο Ποιότητας του Ε.Σ.Δ.Π., το οποίο εγκρίνει και αναθεωρεί η ΜΟ.ΔΙ.Π., όποτε αυτό κρίνεται αναγκαίο και εγκρίνονται από τη Σύγκλητο του Ιδρύματος.
Ως Διεργασίες του Ε.Σ.Δ.Π. του Α.Π.Θ. αναφέρονται ενδεικτικά οι ακόλουθες:
1. Πολιτική διασφάλισης της ποιότητας του Ιδρύματος
Το Α.Π.Θ. έχει αναπτύξει και εφαρμόζει επίσημη Πολιτική Διασφάλισης Ποιότητας. Η Πολιτική Ποιότητας του Α.Π.Θ. θέτει τις αρχές λειτουργίας του Εσωτερικού Συστήματος Διασφάλισης Ποιότητας του Α.Π.Θ. και της συνεχούς βελτίωσης του Ιδρύματος, καθώς και της υποχρέωσής του για δημόσια λογοδοσία. Η Πολιτική Ποιότητας εφαρμόζεται στο πλαίσιο του Στρατηγικού Σχεδιασμού του Α.Π.Θ., όπως αυτό έχει εγκριθεί από τα αρμόδια όργανα του.
Το Α.Π.Θ. θεσπίζει σαφείς και καθορισμένους στόχους για τη διασφάλιση και τη συνεχή βελτίωση της ποιότητας των παρεχόμενων προγραμμάτων σπουδών, των δραστηριοτήτων έρευνας και καινοτομίας, καθώς και των επιστημονικών και διοικητικών υπηρεσιών. Οι στόχοι αυτοί μπορεί να είναι ποσοτικοί και ποιοτικοί και απορρέουν από τη στρατηγική του Ιδρύματος.
Όλα τα εσωτερικά ενδιαφερόμενα μέρη του Ιδρύματος συμμετέχουν στην εφαρμογή και τήρηση της Πολιτικής Ποιότητας.
Η Πολιτική Ποιότητας του Ιδρύματος δημοσιεύεται και βρίσκεται αναρτημένη στην επίσημη ιστοσελίδα του Α.Π.Θ., καθώς και στην ιστοσελίδα της ΜΟ.ΔΙ.Π.
2. Προγραμματισμός και Κατανομή Πόρων
Το Α.Π.Θ. προγραμματίζει και διαθέτει πόρους για την κάλυψη των αναγκών της διδασκαλίας, της έρευνας και των ακαδημαϊκών και λειτουργικών δραστηριοτήτων του εν γένει.
3. Λειτουργία του Ε.Σ.Δ.Π.
Το Α.Π.Θ. συγκροτεί και οργανώνει το Εσωτερικό Σύστημα Διασφάλισης Ποιότητας, το οποίο περιλαμβάνει διαδικασίες, που αντιστοιχούν σε όλες τις ακαδημαϊκές δραστηριότητες και λειτουργίες. Ιδιαίτερα, εστιάζουν στην ποιότητα της μάθησης και της διδασκαλίας - συμπεριλαμβανομένου του μαθησιακού περιβάλλοντος -, στην έρευνα, στην καινοτομία και στη διοίκηση με σκοπό αφενός τη συνεχή βελτίωση και αφετέρου την εφαρμογή της νομοθεσίας και των προτύπων πιστοποίησης.
4. Εσωτερική Αξιολόγηση
Το Ε.Σ.Δ.Π. περιλαμβάνει τη διαδικασία της ετήσιας εσωτερικής αξιολόγησης των ακαδημαϊκών, ερευνητικών και διοικητικών λειτουργιών του Ιδρύματος. Η διεργασία στοχεύει στο να εντοπίζονται σφάλματα ή κενά και να πραγματοποιούνται διορθωτικές ενέργειες, ώστε να επιτυγχάνονται οι στόχοι που έχουν ορισθεί, με προσδοκώμενο αποτέλεσμα τη βελτίωση της ποιότητας.
Για τη διαδικασία της εσωτερικής αξιολόγησης (και για όποιες διαδικασίες κρίνεται σκόπιμο) αξιοποιούνται τα πρότυπα ποιότητας της ΕΘΑΑΕ (π.χ. πρότυπα ποιότητας για τα προγράμματα σπουδών). Για τις περιπτώσεις, στις οποίες δεν υπάρχουν σχετικά πρότυπα από την Ε.Θ.Α.Α.Ε., η ΜΟ.ΔΙ.Π. δύναται να αξιοποιήσει δεδομένα και αναφορές από τα υπάρχοντα συστήματα ποιότητας των μονάδων (ενδεικτικά αναφέρονται Πρότυπα Ποιότητας ISO, EFQM κ.α.) σε συνεργασία με αυτές.
Οι αποφάσεις του Ιδρύματος για τη διόρθωση, συμμόρφωση ή βελτίωση των συστημάτων διασφάλισης της ποιότητάς και λειτουργίας του λαμβάνονται στο πλαίσιο της διαδικασίας ετήσιας ανασκόπησης του ΕΣΔΠ.
5. Συλλογή Δεδομένων Ποιότητας: Μέτρηση, Ανάλυση και Βελτίωση
Το Α.Π.Θ. συλλέγει, αναλύει και χρησιμοποιεί τις πληροφορίες με τρόπο ενιαίο, λειτουργικό και άμεσα προσβάσιμο, με σκοπό την αποτελεσματική διαχείριση των δεδομένων ποιότητας των εκπαιδευτικών, ερευνητικών και λοιπών ακαδημαϊκών δραστηριοτήτων, των δεδομένων της διοικητικής λειτουργίας καθώς αι τα δεδομένα που υποβάλλονται για την Έκθεση Επιτευγμάτων.
6. Διαχείριση και Δημοσιοποίηση Πληροφοριών
Το Α.Π.Θ. δημοσιοποιεί τις εκπαιδευτικές, ακαδημαϊκές και ερευνητικές του δραστηριότητες με άμεσο και προσβάσιμο τρόπο. Οι πληροφορίες δημοσιοποιούνται στην ιστοσελίδα του Ιδρύματος και στα επίσημα ΜΚΔ. Το Α.Π.Θ. δημοσιοποιεί το εφαρμοζόμενο Σύστημα Διασφάλισης Ποιότητας και την Πολιτική Ποιότητας και ενημερώνει όλα τα ενδιαφερόμενα μέρη γι’ αυτό. Για τις σχετικές πληροφορίες λαμβάνεται μέριμνα, ώστε να είναι επικαιροποιημένες και διατυπωμένες με πληρότητα, αντικειμενικότητα και σαφήνεια.
7. Σχεδιασμός, Ίδρυση και Αναμόρφωση Προγραμμάτων Σπουδών
Το Α.Π.Θ. εφαρμόζει συγκριμένες διαδικασίες για τον σχεδιασμό και την ίδρυση νέων Προγραμμάτων Σπουδών, καθώς και για τον έλεγχο και την αναμόρφωση πτυχών των υφιστάμενων Προγραμμάτων Σπουδών (προπτυχιακών, μεταπτυχιακών ή διδακτορικών σπουδών ελληνικών ή ξενόγλωσσων), προκειμένου αυτά να πληρούν την κείμενη νομοθεσία και τα πρότυπα της ΕΘΑΑΕ και να ανταποκρίνονται στους στόχους και τα μαθησιακά αποτελέσματα που έχουν τεθεί.
8. Πιστοποίηση
Το Α.Π.Θ. υποβάλλεται σε περιοδική εξωτερική αξιολόγηση από επιτροπές εμπειρογνωμόνων που ορίζονται από την Ε.Θ.Α.Α.Ε., με σκοπό την πιστοποίηση του Εσωτερικού Συστήματος Διασφάλισης Ποιότητας, των Προγραμμάτων Σπουδών, του Κέντρου Διά βίου Μάθησης και όποια πρόσθετης οντότητας προβλέπεται από τη Νομοθεσία.
2β) Ο Εσωτερικός Κανονισμός Λειτουργίας της ΜΟ.ΔΙ.Π.
Ο Εσωτερικός Κανονισμός Λειτουργίας της ΜΟ.ΔΙ.Π καταγράφεται στο επόμενο άρθρο.